In phiếu bảo hành giúp doanh nghiệp cung cấp rõ thông tin sản phẩm, thời hạn, điều kiện và phương thức tiếp nhận bảo hành cho khách hàng. Phiếu có thể in dạng tờ đơn, gấp đôi hoặc thiết kế theo kích thước riêng tùy ngành hàng. Bài viết dưới đây tổng hợp các thông tin cần biết về kích thước, chất liệu, nội dung và quy trình đặt in.
In phiếu bảo hành là gì?
Phiếu bảo hành là ấn phẩm ghi nhận các thông tin liên quan đến sản phẩm và chính sách bảo hành như tên sản phẩm, model, số serial, ngày mua, thời hạn bảo hành, điều kiện áp dụng và thông tin đơn vị tiếp nhận.
In phiếu bảo hành là quá trình thể hiện các nội dung này trên giấy hoặc vật liệu phù hợp theo thiết kế của doanh nghiệp. Tùy nhu cầu, phiếu có thể để trống một số trường thông tin để nhân viên điền khi bán hàng.
Phân loại phiếu bảo hành
Hiện nay có thể chia hình thức bảo hành thành hai nhóm phổ biến:
Phiếu bảo hành truyền thống
Phiếu bảo hành truyền thống được in trên giấy, thường có kích thước nhỏ gọn để đặt kèm sản phẩm. Các trường như ngày mua, thời hạn bảo hành, tên khách hàng hoặc số serial có thể được in sẵn hoặc điền khi giao hàng.
Phiếu bảo hành điện tử
Bảo hành điện tử sử dụng hệ thống quản lý trực tuyến, mã QR, mã kích hoạt hoặc thông tin serial để tra cứu. Doanh nghiệp có thể kết hợp phiếu giấy với mã QR nhằm hướng khách hàng tới trang kích hoạt hoặc tra cứu chính sách bảo hành.
Phiếu bảo hành có tầm quan trọng ra sao?
Lời cam kết chất lượng
Phiếu bảo hành giúp thể hiện rõ phạm vi trách nhiệm của nhà sản xuất hoặc đơn vị bán hàng. Trong thời hạn áp dụng, khách hàng có căn cứ để kiểm tra điều kiện sửa chữa, đổi hoặc xử lý sản phẩm theo chính sách đã công bố.
Đại diện cho thương hiệu
Phiếu bảo hành có thể được thiết kế đồng bộ với logo, màu sắc và kiểu chữ của doanh nghiệp. Do thường được khách hàng giữ lại trong thời gian sử dụng sản phẩm, thông tin nhận diện và liên hệ trên phiếu cần rõ ràng, dễ đọc.
Thể hiện độ uy tín
Một chính sách bảo hành được trình bày minh bạch giúp người mua hiểu rõ quyền lợi và cách xử lý khi sản phẩm phát sinh vấn đề. Phiếu có thể bổ sung mã sản phẩm, serial hoặc thông tin truy xuất phù hợp với hệ thống quản lý của doanh nghiệp.
Cung cấp thông tin
Các thông tin về sản phẩm, thời gian bảo hành, điều kiện áp dụng và trường hợp từ chối bảo hành nên được trình bày rõ ràng. Điều này giúp cả người mua và đơn vị tiếp nhận có căn cứ xử lý thống nhất.
Kích thích khả năng tiêu thụ, tăng doanh số
Phiếu bảo hành chính là một giấy tờ cam kết về trách nhiệm của nhà sản xuất với người tiêu dùng. Chính việc trao lòng tin này khiến khách hàng cảm thấy an tâm mua hàng, kích thích họ cho sản phẩm vào giỏ hàng để thanh toán.
Trong khi, thời buổi cạnh tranh khốc liệt thì việc các doanh nghiệp nâng cao chất lượng, mẫu mã. Doanh nghiệp cần tạo niềm tin từ tấm phiếu bảo hành chuyên nghiệp cùng chế độ bảo hành dài hạn. Kết hợp cùng chế độ chăm sóc khách hàng tốt.
Về kích thước
Kích thước phiếu bảo hành nên dựa trên lượng thông tin, cách đóng gói và kích thước sản phẩm. Một số kích thước thường gặp gồm: 5.5 x 9 cm, 7 x 15 cm, 6 x 14 cm, 6.5 x 14.5 cm, 7 x 20 cm, 8 x 15 cm, 7 x 18 cm, 8 x 20 cm, 14 x 20 cm và 10 x 20 cm. Ngoài ra có thể thiết kế kích thước riêng theo hộp hoặc bao bì sản phẩm.
Chất liệu giấy in phiếu bảo hành
Phiếu bảo hành có thể in trên nhiều loại giấy khác nhau. Khi lựa chọn cần cân đối giữa khả năng viết tay, độ cứng, màu sắc thiết kế và ngân sách:
- Giấy Ford: Bề mặt không tráng phủ, dễ viết bằng bút và phù hợp với phiếu cần điền ngày mua, tên khách hàng hoặc thông tin bảo hành.
- Giấy Couche: Bề mặt láng, khả năng thể hiện hình ảnh và màu sắc tốt. Nếu cần viết tay nhiều, nên cân nhắc vị trí viết hoặc lựa chọn vật liệu phù hợp hơn.
- Giấy Bristol: Có độ cứng tương đối tốt, phù hợp với phiếu dạng card hoặc các mẫu cần cảm giác chắc tay.
- Giấy Offset: Có nhiều định lượng và bề mặt dễ viết, phù hợp với phiếu bảo hành cần ghi thêm thông tin sau khi in.
- Giấy mỹ thuật: Phù hợp với các mẫu cần hiệu ứng bề mặt hoặc phong cách riêng. Nên xem mẫu giấy và kiểm tra khả năng viết trước khi lựa chọn.
Thông tin khi in phiếu bảo hành cần biết
Nội dung trên phiếu có thể thay đổi theo ngành hàng, nhưng thường nên có các trường thông tin sau:
- Tên sản phẩm/ Model sản phẩm:
- Thời hạn bảo hành:
- Địa chỉ bảo hành:
- Tên khách hàng:
- Điện thoại/Địa chỉ:
- Điều kiện bảo hành:
- Đóng mộc/ký tên
Ngoài các trường cơ bản, doanh nghiệp có thể bổ sung số serial, ngày mua, mã đại lý, QR tra cứu, hướng dẫn liên hệ và các trường hợp không thuộc phạm vi bảo hành.
Quy trình in phiếu bảo hành
Bước 1: Thiết kế bản in
Khách hàng có thể sử dụng file thiết kế sẵn hoặc thiết kế mới dựa trên nội dung và bộ nhận diện. Trước khi in cần kiểm tra chính tả, kích thước, vùng cắt và các trường thông tin cần viết tay.
Có thể triển khai theo một trong các trường hợp:
- Đã có file: kiểm tra và điều chỉnh file theo quy cách in nếu cần.
- Chưa có file: cung cấp logo, nội dung, kích thước và yêu cầu thiết kế để lên mẫu.
- Có mẫu tham khảo: sử dụng mẫu làm định hướng và thiết kế lại theo thông tin thương hiệu.
Bước 2: Thống nhất các vấn đề liên quan
Khách hàng và đơn vị in ấn cần thống nhất các vấn đề quan trọng trong đơn hàng in ấn như:
- Giá đơn hàng.
- Số lượng sản phẩm in
- Chất liệu in ấn
- Công nghệ in
- Loại hình in phiếu bảo hành
- Thời gian giao hàng
Các yếu tố trên sẽ liên quan mật thiết với nhau. Ví dụ như nếu khách hàng chọn in số lượng ít thì đơn giá cao hơn in số lượng nhiều. Lựa chọn chất liệu giấy Couche sẽ có giá cao hơn giấy Ford…
Bước 3: In phiếu bảo hành
Sau khi xác nhận file, chất liệu, số lượng và tiến độ, đơn hàng được đưa vào sản xuất theo phương án đã thống nhất. Thành phẩm cần được kiểm tra nội dung, kích thước và số lượng trước khi đóng gói.
Bước 4: Giao hàng và thanh toán
Sản phẩm được đóng gói và bàn giao theo địa chỉ, phương thức vận chuyển và thời gian đã thống nhất. Khách hàng nên kiểm tra số lượng và quy cách khi nhận hàng.
Tham khảo các mẫu in phiếu bảo hành
Hai dạng phiếu giấy phổ biến là phiếu tờ đơn và phiếu gấp đôi. Việc lựa chọn phụ thuộc vào lượng thông tin, kích thước đóng gói và cách sử dụng:
Với phiếu bảo hành dạng tờ đơn
Phiếu tờ đơn có thể in một mặt hoặc hai mặt, phù hợp khi lượng nội dung không quá nhiều. Có thể sử dụng giấy Ford, Offset, Bristol, Couche hoặc giấy mỹ thuật tùy yêu cầu. Nếu cần lưu hai bản, doanh nghiệp nên xác định rõ phương án quản lý thay vì mặc định in hai tờ.
Với phiếu bảo hành dạng gập đôi
Phiếu gấp đôi tạo thêm diện tích để trình bày điều kiện bảo hành, hướng dẫn sử dụng và thông tin liên hệ. Kích thước mở và kích thước sau gấp nên được xác định theo lượng nội dung và bao bì sản phẩm. Chi phí thường cao hơn dạng tờ nhỏ nếu sử dụng nhiều giấy hoặc có thêm công đoạn tạo đường gấp.
Bảng giá in phiếu bảo hành
Đang cập nhật…
Đặt in phiếu bảo hành theo yêu cầu tại TPHCM
VIETADV nhận thiết kế và sản xuất phiếu bảo hành theo kích thước, số lượng và chất liệu khách hàng yêu cầu. Khi đặt in, nên cung cấp đầy đủ file, số lượng, kích thước, loại giấy và thời gian cần nhận:
- Hỗ trợ kiểm tra file và tư vấn kích thước phù hợp với nội dung.
- Nhận sản xuất số lượng ít hoặc nhiều theo phương án in phù hợp.
- Có thể lựa chọn nhiều loại giấy và định lượng theo nhu cầu sử dụng.
- Hỗ trợ các quy cách tờ đơn, gấp đôi và kích thước riêng.
- Xác nhận file, số lượng và tiến độ trước khi triển khai sản xuất.
- Kiểm tra thành phẩm trước khi đóng gói và bàn giao.
Để nhận báo giá, khách hàng có thể liên hệ:
- Hotline/Zalo: 0836784555
- Địa chỉ: 4C Ấp Chiến Lược, Bình Hưng Hoà, TPHCM
Giữa thị trường cạnh tranh khốc liệt, việc đầu tư những mẫu phiếu bảo hành chuyên nghiệp, đẹp mắt, bền đẹp sẽ là lợi thế rất lớn với doanh nghiệp. Đây cũng là cách thương hiệu quảng bá mình tới với những khách hàng một cách hiệu quả, giá rẻ.
