In kẹp File là giải pháp giúp doanh nghiệp sắp xếp hồ sơ, tài liệu và hoàn thiện bộ nhận diện khi làm việc với khách hàng, đối tác. Kẹp file có thể thiết kế theo kích thước, chất liệu và kiểu tai dán khác nhau tùy lượng tài liệu cần chứa. Bài viết dưới đây tổng hợp những thông tin cần biết trước khi thiết kế và đặt in.
Kẹp file là gì?
Kẹp file, còn gọi là folder tài liệu hoặc bìa đựng hồ sơ, là ấn phẩm dùng để chứa giấy tờ, báo giá, hợp đồng, catalogue, tờ gấp và các tài liệu giới thiệu doanh nghiệp.
Kẹp file giấy thường được in logo, màu sắc nhận diện và thông tin liên hệ, sau đó cán màng, bế và dán tai theo thiết kế. Quy cách sản xuất cần được xác định dựa trên kích thước tài liệu và số lượng giấy cần chứa.
Vai trò của kẹp file
Kẹp file được sử dụng trong nhiều hoạt động văn phòng, bán hàng và gặp gỡ khách hàng. Một số công dụng chính gồm:
Lưu trữ, phân loại giấy tờ
Kẹp file giúp tập hợp hồ sơ, báo giá, hợp đồng và tài liệu theo từng khách hàng hoặc từng công việc. Tài liệu được đặt trong cùng một folder sẽ gọn gàng hơn và thuận tiện khi mang theo hoặc bàn giao.
Nâng cao hiệu quả công việc
Việc phân loại tài liệu theo từng folder giúp người sử dụng dễ nhận biết và tìm lại hồ sơ cần thiết, đặc biệt trong các bộ phận thường xuyên xử lý nhiều giấy tờ.
Xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp
Khi gửi báo giá, hồ sơ năng lực hoặc hợp đồng cho khách hàng, một mẫu kẹp file được thiết kế đồng bộ giúp tài liệu có hình thức chỉn chu hơn. Đây cũng là một phần của bộ nhận diện văn phòng doanh nghiệp.
Quảng bá thương hiệu
Logo, tên doanh nghiệp, website và thông tin liên hệ có thể được bố trí trên mặt trước, mặt sau hoặc tai kẹp. Nhờ đó, kẹp file vừa chứa tài liệu vừa hỗ trợ tăng khả năng nhận diện trong quá trình tư vấn và giao dịch.
Đặc điểm của kẹp file
Kẹp file có thể được làm từ giấy, nhựa hoặc vật liệu chuyên dụng. Với loại kẹp file giấy dùng trong bộ nhận diện doanh nghiệp, kích thước thành phẩm thường được thiết kế để chứa tài liệu A4 hoặc A5 và có thêm phần tai dán bên trong.
Độ dày giấy, chiều cao tai kẹp và phần gáy cần được tính theo lượng tài liệu dự kiến để folder không quá chật hoặc quá rộng khi sử dụng.
Kích thước và chất liệu sử dụng in kẹp file
Kích thước kẹp file
Kích thước cần dựa trên loại tài liệu đặt bên trong. Hai dạng phổ biến gồm:
- Kích thước A4: khoảng 22 x 31 cm, phù hợp với hợp đồng, báo giá, hồ sơ và tài liệu A4.
- Kích thước A5: khoảng 16 x 23 cm, phù hợp với tài liệu nhỏ, phiếu, tờ giới thiệu hoặc giấy tờ khổ A5.
Chất liệu in kẹp file
- Giấy Couche: Bề mặt láng, khả năng thể hiện hình ảnh và màu sắc tốt. Với kẹp file thường ưu tiên định lượng cao để thành phẩm có độ cứng phù hợp.
- Giấy Ivory: Có độ cứng tốt, một mặt láng và một mặt nhám hơn, phù hợp với các mẫu folder cần form chắc.
- Giấy mỹ thuật: Có nhiều màu sắc và hiệu ứng bề mặt, phù hợp với thiết kế cần phong cách riêng. Nên xem mẫu giấy thực tế trước khi sản xuất.
- Nhựa: Phù hợp với các loại kẹp cần khả năng chịu ẩm và sử dụng nhiều lần. Công nghệ in và gia công sẽ tùy thuộc từng loại nhựa.
In kẹp file cần những nội dung gì?
Nội dung trên kẹp file nên ngắn gọn, ưu tiên thông tin nhận diện và liên hệ. Có thể bố trí:
- Tên công ty, tên đơn vị sản xuất, kinh doanh.
- Logo thương hiệu.
- Slogan
- Giới thiệu vắn tắt về thương hiệu, doanh nghiệp.
- Số điện thoại
- Địa chỉ
- Website,….
Phân loại kẹp file
Tùy mục đích lưu trữ và cách sử dụng, kẹp file có thể được chia thành nhiều dạng khác nhau. Dưới đây là một số loại thường gặp.
Kẹp file càng cua
Kẹp file càng cua sử dụng bộ còng để cố định giấy, phù hợp với hồ sơ có nhiều trang và cần bổ sung hoặc tháo tài liệu thường xuyên. Loại này thường được sử dụng tại văn phòng, trường học và các bộ phận lưu trữ.
Kẹp file rút dây
Kẹp file rút dây sử dụng dây hoặc khóa để giữ tài liệu bên trong. Thiết kế gọn, dễ đóng mở và phù hợp với lượng hồ sơ vừa phải. Độ bền phụ thuộc vào vật liệu và kết cấu của từng mẫu.
Kẹp file trình ký
Kẹp file trình ký thường dùng để đặt hợp đồng, biên bản hoặc tài liệu cần ký. Thiết kế nên gọn, dễ mở và ưu tiên logo, tên doanh nghiệp cùng các yếu tố nhận diện cần thiết.
Kẹp file vector
Kẹp file vector thường được thiết kế để chứa tài liệu A4 và có một hoặc nhiều tai giữ giấy bên trong. Đây là dạng folder doanh nghiệp phổ biến, có thể tùy chỉnh màu sắc, chất liệu và hình dáng tai kẹp.
Một số mẫu in kẹp file hiện nay
In kẹp file 1 tai dán
Thiết kế của kẹp file 1 tai dán thường có túi dán bên phải. Với chiều cao tùy chỉnh theo ý muốn của khách hàng như 7 cm. Một số loại uốn lượn đẹp mắt.
Kẹp kẹp file 1 tai dán rất phổ biến trên thị trường. Kết cấu đơn giản, tiện dụng lại có thể đựng: Hợp đồng, danh thiếp, hóa đơn, chứng từ,…
Hiện nay, kẹp file 1 tai dán được thiết kế chú trọng tới thông tin như: Tên, địa chỉ, website,.. Giúp tăng hiệu quả marketing và nhận diện thương hiệu.
Kẹp file dạng 2 tai dán
Cũng là dòng kẹp file thịnh hành trên thị trường, kẹp file 2 tai dán được thiết kế 2 tai dán 2 bên sườn bìa. Mục đích là cố định tài liệu, ấn phẩm quảng cáo bên trong. Loại kẹp file này thường được dùng chứa catalogue, tờ gấp nhằm giới thiệu tới khách hàng các sản phẩm, dịch vụ.
Với khả năng chứa đựng cao nên kẹp file dạng 2 tai dán phù hợp cho những trường hợp có nhiều giấy tờ, tài liệu.
Kẹp file dạng folder đựng đĩa CD và cardvisit
Đây là mẫu kẹp file được chia nhiều ngăn giúp phân chia tài liệu và hạn chế tối đa việc rơi, lẫn. Dạng kẹp file này cũng được đánh giá cao về độ chuyên nghiệp bởi thiết kế đẹp mắt, ấn tượng.
Ngoài ra, loại kẹp file này còn có thể để đĩa CD, danh thiếp. Nếu đang hoạt động trong công ty âm nhạc thì đừng bỏ qua mẫu kẹp file này.
Kẹp file tờ gấp ba
Đây là dạng kẹp file khá mới ở thị trường Việt Nam. Với đặc điểm nổi bật là được chia làm 3 phần bìa giúp chứa được số lượng lớn tài liệu lớn. Bên cạnh đó, loại kẹp file này cũng được thiết kế đẹp mắt, màu sắc sống động, chuyên nghiệp.
Kẹp file dạng hộp
Là một trong những dạng kẹp file hiện đại, kẹp file dạng hộp được thiết kế khá đơn giản. Phần gáy vuông tạo nên chiếc hộp tinh tế với phần gáy từ 5mm đến 7mm.
Mục đích của dạng kẹp file này là để đựng catalogue, danh thiếp hay đựng sách. Tuy nhiên, nó chỉ giới hạn với độ dày tài liệu cụ thể, nếu quá nhiều hồ sơ, bạn nên cân nhắc sử dụng.
Những lưu ý khi in kẹp file
Trước khi in kẹp file, nên kiểm tra kỹ nội dung, file thiết kế và quy cách thành phẩm để hạn chế phải sửa đổi sau khi đã làm khuôn hoặc sản xuất.
- Nội dung nên ngắn gọn, ưu tiên logo, tên doanh nghiệp và thông tin liên hệ cần thiết.
- Hình ảnh cần đủ độ phân giải; file nên có bleed và vùng an toàn phù hợp với đường bế, đường gấp.
- Cần xác định kích thước, số tai dán, chiều cao tai và độ dày tài liệu trước khi hoàn thiện khuôn.
Đặt in kẹp file theo yêu cầu tại TPHCM
VIETADV nhận thiết kế và sản xuất kẹp file theo yêu cầu cho doanh nghiệp, cửa hàng và tổ chức. Khách hàng nên cung cấp kích thước, số lượng, loại giấy, số tai dán, yêu cầu cán màng và file thiết kế để được tư vấn quy cách phù hợp.
Hệ thống máy in hiện đại
Tùy số lượng và quy cách, đơn hàng được lựa chọn phương án in và gia công phù hợp. Kẹp file giấy thường trải qua các bước in, cán màng nếu có, bế khuôn, tạo đường gấp và dán tai.
Đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp
Khách hàng được hỗ trợ kiểm tra kích thước, chất liệu và cấu tạo folder trước khi sản xuất. Với mẫu có gáy, nhiều tai hoặc khe cài card visit, file khuôn cần được xác nhận kỹ trước khi in.
Giá thành cạnh tranh
Giá kẹp file phụ thuộc vào số lượng, loại giấy, kích thước trải, số màu in, cán màng, khuôn bế và công đoạn dán. Khi số lượng thay đổi, đơn giá trên từng sản phẩm cũng có thể thay đổi.
Nhận thiết kế, in kẹp file theo yêu cầu
Có thể sản xuất kẹp file theo bộ nhận diện sẵn có hoặc thiết kế mới dựa trên logo, màu sắc và nội dung khách hàng cung cấp. File cần được xác nhận trước khi chuyển sang công đoạn sản xuất.
Luôn đúng hẹn
Thời gian sản xuất được xác định theo số lượng, quy cách gia công và tình trạng file. Với đơn hàng cần gấp, nên thông báo thời gian cần nhận ngay khi yêu cầu báo giá để kiểm tra khả năng đáp ứng.
Kẹp file là ấn phẩm phù hợp để chứa hợp đồng, báo giá, hồ sơ và tài liệu giới thiệu doanh nghiệp. Để nhận báo giá chính xác, khách hàng nên gửi kích thước, số lượng, chất liệu, kiểu tai dán và file thiết kế. Liên hệ VIETADV qua Hotline/Zalo 0836784555 hoặc tại 4C Ấp Chiến Lược, Bình Hưng Hoà, TPHCM.
